Fakturering

Företagen kräver allt oftare elektroniska leverantörsfakturor. Också privatpersoner vill få sina fakturor direkt till nätbanken i elektronisk form.

E-fakturatjänsten ger kostnadsfördelar i faktureringen, eftersom det är ett förmånligt sätt att göra upp och sända fakturor till kunderna. E-faktureringen förenklar också företagets ekonomiförvaltning, och fakturorna cirkulerar enkelt elektroniskt. Du kan använda bankens egna e-fakturatjänst.

Nätfaktura, dvs. leverans av datainnehållet av fakturan åt kunden på ett formbundet sätt (bl.a. Finvoice, eFaktura), varvid fakturan kan läsas automatiskt i mottagarens köpreskontra och system för godkännande eller i nätbanken. Nätfakturan är en elektronisk faktura, vars uppgifter kan behandlas automatiskt och av vilken man kan producera en vy som påminner om en pappersfaktura på datorns bildskärm. Då man skickar nätfakturor åt konsumenterna skickas fakturan till betalarens nätbank. Konsumentens nätfakturering benämns e-faktura. Om ditt företag inte har ett system för ekonomiförvaltning och kunden vill ha fakturorna som nätfakturor, kan fakturorna göras och skickas elektroniskt via den www-tjänst som olika operatörer och banker erbjuder. Med dessa tjänster kan man också ta emot nätfakturor. Hos operatörerna och i bankernas service fyller man i den faktura som skickas åt kunden med ett eget program eller på en fakturabotten som finns i nätbanken.

Om ditt företag har i bruk ett system för ekonomiförvaltning, ta reda på om faktureringssystemet förmår skicka nätfakturor och om köpreskontran kan ta emot nätfakturor. Om programmet inte klarar av det måste programmet uppdateras till en nyare version eller bytas till ett nytt med beredskap för att skicka och/eller ta emot nätfakturor. Därefter måste man välja operatör eller bank som kan erbjuda förmedlingstjänster för nätfakturor. Formatet för fakturor är t.ex. eInvoice, TEAPPS- och PostiXML eller det av bankerna använda Finnvoice.

Traditionell pappersfaktura

Pappersfakturering fungerar om fakturor skickas till samma kunder sällan och kunden inte behöver en elektronisk faktura. Det mest kostnadseffektiva och snabbaste sättet är att skriva ut/spara fakturan i PDF-format och skicka den via e-post.

Då man skickar och tar emot fakturor, bör man se till att det med tanke på mervärdesbeskattningen finns nödvändiga, korrekta och tillräckliga uppgifter på fakturan. Fakturans storlek inverkar på fakturapåskrifterna. En färdig fakturablankett hittar du på delen ”blanketter”. Vid kontantbetalning bör säljaren erbjuda kunden kvittot.

S.k. förenklade fakturapåskrifter
Denna möjlighet berör fakturor av mindre belopp (slutsumman under 1000 euro) och tillfällen där det med hänsyn till de tekniska förhållandena är svårt att beakta alla obligatoriska förpliktelser som hör ihop med ifrågavarande handelsvara eller utskickandet av faktura. Detta avser en situation i detaljhandeln, vid auktioner osv.

Förenklade fakturapåskrifter är

• fakturans utskrivningsdatum
• försäljarens namn och FO-nummer
• antalet sålda varor och deras natur samt tjänsternas natur
• beloppet på den skatt som ska betalas per skattesats eller grunden för skatten per skattesats (=priset utan mervärdesskatt och skattens storlek per skattesats)

En färdig fakturablankett och ett kvitto hittar du på delen "Blanketter"

Dröjsmålsränta

Dröjsmålsränta kan debiteras, om kunden inte har betalat fakturan senast på förfallodagen. Förseningsräntan kalkyleras från förfallodagen till betalningsdagen på den summan som ännu är obetald.

• vid konsumentförsäljning dröjsmålsräntan är 7 % + Europeiska centralbankens referensränta
• vid handel mellan företagen dröjsmålsräntan är 8 % + Europeiska centralbankens referensränta, om det inte finns något avtal om räntans storlek. Företag kan fritt komma överens om förseningsräntan och andra avtalsvillkor.

Kontroll av mervärdesskattenummer (VAT-nummer) på Internet

Momsnummer som används i faktureringen inom EU-gemenskapsintern handel skall fås av handelspartnern, varefter momsnumrets giltighet kontrolleras. Kontrollering är inte möjligt endast på basen av handelspartnerns namn. Tjänsten finns på kommissionens webbplats.

Som svar på en förfrågning får du antingen ja eller nej.

• Ja = numret är giltigt för tillfället
• Nej = numret är ogiltigt eller fel

Om du får NEJ som svar på din förfrågan, kontakta företaget som gett numret och fråga om de har ett nytt nummer. Om du av ett företag får ett identifieringsnummer som börjar med EU kan numret inte användas i gemenskapsintern handel med varor och tjänster företag emellan. Identifieringsnummer som börjar med EU har beviljats företag som registrerats i den särskilda ordningen för moms.